AASHTO - American Association of State Highway and Transportation Officials
Alcance
INTRODUCCIÓN Una sólida práctica de comunicaciones es esencial para las operaciones de los departamentos estatales de transporte (DOT). Con el tiempo, puede ayudar a generar confianza entre las partes interesadas de la agencia, mejorar la comprensión pública de la misión del DOT y generar apoyo público. Para ser eficaz@, un equipo de comunicaciones del DOT necesita un líder fuerte@ normalmente llamado director de comunicaciones; el apoyo de la alta dirección; y un personal capacitado y preparado para asumir diversas tareas en un entorno cambiante. Cada DOT@ sin embargo@ es diferente. Algunas unidades de comunicaciones dirigen casi todos los aspectos públicos del departamento, desde relaciones con los medios y comunicaciones de seguridad hasta extensión de proyectos y relaciones comunitarias, mientras que en otros DOT algunas de estas funciones son manejadas por separado por otras divisiones dentro del departamento. Muchos DOT tienen un enfoque regional descentralizado@ para las comunicaciones@, mientras que otros basan sus operaciones en la sede. Otras diferencias se deben a variaciones en las funciones generales del DOT. Algunos DOT son principalmente responsables de las carreteras y otros también supervisan las operaciones de tránsito (aeropuertos) y servicios de vehículos motorizados (cada uno de los cuales requiere diferentes programas de comunicaciones). El tamaño de las unidades de comunicaciones del DOT también varía ampliamente. A pesar de estas diferencias en organización@ tamaño@ y función@, los comunicadores del DOT revelaron en una encuesta nacional y en docenas de entrevistas muchos desafíos comunes@ tales como: ? ¿Cuáles son las mejores maneras de maximizar la eficacia del personal y los recursos financieros? ? ¿Cuáles son las mejores aplicaciones de las nuevas herramientas de medios en relación con las funciones principales del DOT? ? ¿Cuáles son las mejores estrategias para monitorear el desempeño y mejorar la imagen pública de la agencia? ? ¿Cuáles son la estructura@organización@ y las relaciones jerárquicas más efectivas para las unidades de comunicaciones? Este documento analiza estos problemas y presenta las prácticas que los DOT están utilizando para abordar estos y otros desafíos comunes. Como guía general y conjunto de herramientas (en lugar de un manual completo)@, cubre formas efectivas de personal@ elaborar estrategias@ e implementar funciones y programas de comunicación en un DOT@ junto con formas de analizar y fortalecer los programas actuales. La guía pretende ser un recurso para todos los DOT @ independientemente del tamaño o la estructura de sus unidades de comunicaciones. Incluye información dirigida a los directores de comunicaciones y también será valiosa para los jefes de agencias y el personal de comunicaciones. La primera guía nacional sobre este tema en más de 20 años @ la guía se basa en investigaciones sobre el estado actual de la práctica de las comunicaciones en los DOT estatales. La investigación@ presentada en un informe separado@ incluyó una encuesta de todas las unidades de comunicaciones estatales del DOT@, entrevistas con directores ejecutivos (CEO) seleccionados del DOT y directores de división@ estudios de casos@ una revisión de las encuestas de satisfacción del cliente de todos los DOT y un examen de cada Sitio web del DOT del estado. Además, la investigación incluyó una revisión de las prácticas de comunicación emergentes en el sector privado, proporcionando información sobre enfoques eficaces que pueden ser valiosos para los DOT en el futuro. Esta guía aborda temas como: ? Funciones del personal y conjuntos de habilidades recomendados para la unidad de comunicaciones del DOT de hoy. ¿Mejores prácticas para la planificación de las comunicaciones y la medición del desempeño? ¿Lograr un enfoque coordinado entre los distritos o regiones del DOT? ¿Consejos para operar con poco personal@, construir un departamento@, contratar personal@ y trabajar con consultores? ¿Comunicarse eficazmente con los empleados del DOT@, incluido el personal de campo? Uso eficaz de las redes sociales @ videografía @ y otras comunicaciones digitales A lo largo de la guía, el lector encontrará ??En la práctica?? barras laterales: breves debates sobre temas específicos y ejemplos de enfoques exitosos que utilizan los DOT en la actualidad. El panorama actual de las comunicaciones del DOT es complejo. Incluye audiencias diversas junto con herramientas de medios nuevos y tradicionales para llegar a los clientes. Lograr el equilibrio adecuado para comunicarse de manera eficiente y efectiva con el público es vital para la seguridad y satisfacción del cliente y ayudará a mejorar la imagen de cada DOT. Se espera que esta guía ayude a los DOT a lograr ese equilibrio y experimentar el éxito.