ISO 16175-2:2011
Información y documentación. Principios y requisitos funcionales para registros en entornos de oficina electrónica. Parte 2: Directrices y requisitos funcionales para sistemas de gestión de registros digitales.

Estándar No.

ISO 16175-2:2011

Fecha de publicación

2011

Organización

International Organization for Standardization (ISO)

Ultima versión

ISO 16175-2:2011

Alcance

El alcance de esta parte se limita a productos que a menudo se denominan "sistemas de gestión de registros electrónicos" o "sistemas de gestión de contenidos empresariales". Esta parte utilizará el término sistemas de gestión de registros digitales para aquellas aplicaciones de software cuya función principal es la gestión de registros. No busca establecer requisitos para los registros que aún se utilizan y se mantienen dentro de los sistemas comerciales. Los objetos digitales creados mediante correo electrónico, procesamiento de textos, hojas de cálculo y aplicaciones de imágenes (como documentos de texto e imágenes fijas o en movimiento), cuando se identifique que tienen valor comercial, deben gestionarse dentro de sistemas de gestión de registros digitales que cumplan con los requisitos funcionales establecidos. en esta parte. Los registros gestionados por un sistema de gestión de registros digitales pueden almacenarse en una variedad de formatos de medios diferentes y pueden gestionarse en agregaciones de registros híbridos que incluyan elementos tanto digitales como no digitales. Esta parte no intenta incluir requisitos que no sean específicos o necesarios para la gestión de registros, por ejemplo, requisitos generales de diseño y gestión del sistema. Tampoco incluye requisitos comunes a todas las aplicaciones de software, como rendimiento, escalabilidad y usabilidad. Dado el público objetivo de este documento, también supone un nivel de conocimiento sobre el desarrollo de especificaciones de diseño, procesos de adquisición y evaluación y, por lo tanto, estos temas no se tratan en esta parte. Aunque no se incluyen en los requisitos de esta parte, la importancia de los requisitos funcionales no relacionados con la gestión de registros para los sistemas de gestión de registros se reconoce a través de su inclusión en el modelo de alto nivel descrito en la Sección 4.2: Descripción general de los requisitos funcionales. Las especificaciones para la preservación a largo plazo de registros digitales también están fuera del alcance de esta parte; Esta cuestión debería abordarse por separado dentro de un marco específico para la preservación digital o el 'archivo digital' a un nivel estratégico. Estas consideraciones de preservación digital trascienden la vida útil de los sistemas y son independientes del sistema; deben evaluarse en un plan específico de migración y conversión a nivel táctico. Sin embargo, se debe abordar el reconocimiento de la necesidad de mantener registros durante el tiempo que sean necesarios, y también se deben considerar los posibles problemas de obsolescencia del formato al aplicar los requisitos funcionales. Esta parte articula un conjunto de requisitos funcionales para los sistemas de gestión de registros digitales. Estos requisitos se aplican a los registros independientemente del medio en el que fueron creados y/o almacenados. Los requisitos tienen como objetivo: a) establecer los procesos y requisitos para identificar y gestionar registros en sistemas de gestión de registros digitales; b) establecer la funcionalidad de gestión de registros que se incluirá en una especificación de diseño al crear, actualizar o comprar software de sistemas de gestión de registros digitales; c) informar los requisitos funcionales de la gestión de registros en la selección de sistemas de gestión de registros digitales disponibles comercialmente; y d) revisar la funcionalidad de gestión de registros de, o evaluar el cumplimiento de, un sistema de gestión de registros digitales existente.

ISO 16175-2:2011 Documento de referencia

• ISO 15489-1:2001 Información y documentación - Gestión de registros - Parte 1: Generalidades
• ISO 16175-1:2010 Información y documentación. Principios y requisitos funcionales para registros en entornos de oficina electrónica. Parte 1: Descripción general y declaración de principios.
• ISO 23081-1:2006 Información y documentación - Procesos de gestión de registros - Metadatos para registros - Parte 1: Principios
• ISO 23081-2:2009 Información y documentación - Gestión de metadatos para registros - Parte 2: Cuestiones conceptuales y de implementación
• ISO 2788:1986 Documentación; Directrices para el establecimiento y desarrollo de tesauros monolingües
• ISO 5964:1985 
• ISO/TR 15801:2009 Gestión documental - Información almacenada electrónicamente - Recomendaciones de confiabilidad y confiabilidad

ISO 16175-2:2011 Historia

• 2011 ISO 16175-2:2011 Información y documentación. Principios y requisitos funcionales para registros en entornos de oficina electrónica. Parte 2: Directrices y requisitos funcionales para sistemas de gestión de registros digitales.